Tietosuojaseloste

Luottamuksesi on meille tärkeää, ja haluamme olla avoimia siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi. Henkilöstöliiga Oy noudattaa 25. toukokuuta 2018 voimaan tulevan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation, GDPR) sisältämiä henkilötietojen suojaamista koskevia sääntöjä.

Tämä on Henkilöstöliiga Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 22.5.2018. Viimeisin muutos 22.11.2019.

1. Rekisterinpitäjä

Henkilöstöliiga Oy
Puutarhakatu 19 b, 20100 Turku
info@henkilostoliiga.fi

Tämä tietosuojaseloste koskee myös Henkilöstöliiga Oy:n tytäryhtiöitä Henkilöstöliiga Turku Oy:tä (y-tunnus 3187876-4), Henkilöstöliiga Uusimaa Oy:tä (y-tunnus 3092021-1) ja Henkilöstöliiga Pirkanmaa Oy:tä (y-tunnus 3098094-3). Henkilöstöliiga Oy ylläpitää Rekisterinpitäjänä tytäryhtiöidensä Henkilöstöhallintorekistereitä. 

2. Rekisteristä vastaava henkilö

Henkilöstöliiga Oy:n toimitusjohtaja.

3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt henkilöt

Henkilöstöliiga Oy:n rekisterit työnhakijoista ja työntekijöistä sekä rekisterit asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden sekä sidosryhmien yhteyshenkilöistä.

Henkilöstöliiga Oy:n kautta työtä hakevat henkilöt, Henkilöstöliiga Oy:n työntekijät ja Henkilöstöliiga Oy:n asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden sekä sidosryhmien yhteyshenkilöt.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Henkilöstöliiga Oy:n liiketoimintaan kuuluvien asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoito rekrytointipalveluiden, henkilöstövuokrauksen, työsuhteisiin liittyvien asioiden ja muun henkilöstöpalvelun toteuttamiseksi ja hallinnoimiseksi. Tarkoituksena on myös asiakas- ja yhteistyöverkoston tiedottaminen ja ajan tasalla pitäminen sekä tarvittaessa markkinoinnin toteuttaminen, asiakastiedon analysointi ja tutkimustoiminta. Tutkimustuloksista ei ilmene rekisteröityjen henkilötietoja. Tietoja ei käytetä muihin käyttötarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Työnhakijoiden ja työntekijöiden rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot)
  • tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • mahdollinen työhakemus, ansioluettelo ja kuva
  • työnhakijan työnhakua koskevat tiedot
  • henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot
  • suosittelijatiedot

Työntekijöiden rekisterissä voidaan edellä mainittujen tietojen lisäksi käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • henkilötunnus
  • työsuhdetta koskevat tiedot (tehtävänimike, työsuhteen alku- ja päättymispäivämäärä, käyttäjäyritys, lähiomaisen yhteystiedot)
  • palkanlaskentaan liittyvät tiedot
  • pankkitilin numero
  • työajan seuranta ja vuosilomatiedot, matka- ja kululaskut
  • työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot
  • ammattiyhdistyksen jäsenmaksujen tilittämiseen liittyvät tiedot
  • lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot.

Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden sekä sidosryhmien yhteyshenkilörekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • yritysasiakkaan nimi, y-tunnus, yhteystiedot, laskutustiedot
  • yhteyshenkilöiden tiedot (nimi, asema yrityksessä, puhelin, sähköposti, osoite)
  • kontaktihistoria, markkinointi- ja kampanjatiedot

6. Rekisterin pitämisen peruste

Rekisterin pitämisen peruste on ns. oikeutettu etu Henkilöstöliiga Oy:n liiketoiminnan toteuttamiseksi. Lisäksi työnhakijoiden rekisterissä perusteena on rekisteröidyn suostumus. Työntekijä- ja yhteyshenkilörekisterien perusteena ovat lisäksi asiakas- ja työsopimusten täytäntöönpano sekä työnantajan lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Työnhakijoiden ja työntekijöiden tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Yhteyshenkilörekisterin tiedot saadaan asiakasyrityksiltä, yhteyshenkilöiltä itseltään, julkisista tietolähteistä tai markkinointitietokannoista.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Pääsääntö on, että rekistereissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Työnhakijoiden tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa sellaiselle Henkilöstöliiga Oy:n asiakasyritykselle, jonka tehtävään työnhakija on ehdolla.

Rekisteriin tallennettuja työntekijöiden henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille tai niitä vastaaville tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, eläkeyhtiöille, vakuutusyhtiöille tai työnantajaliitolle ja muille vastaaville toimijoille.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tiloissa.

Digitaalisesti tallennetut tiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä. Järjestelmien käytön edellyttämä tietoliikenne on SSL/TLS-salattua ja tietojärjestelmä on suojattu palomuurilla.  Rekisterin palvelimet säilytetään lukitussa tilassa. Tietokoneet on suojattu salasanoilla.

Rekisterien käyttö on rajattu nimetyille Henkilöstöliiga Oy:n työntekijöille sekä palkanlaskennasta ja kirjanpidosta sekä maksuliikenteestä huolehtivan Henkilöstöliiga Oy:n nimetyille työntekijöille. Käyttö edellyttää henkilökohtaisia käyttöoikeuksia, jotka ovat voimassa työsuhteen ajan.

Työnhakijan ja työntekijän on mahdollista omalla käyttäjätunnuksella ja salasanallaan sekä tarkastella että muokata omia työnhakija- ja työntekijärekisterissä olevia tietojaan. Rekisteriin tehdyistä muutoksista jää aina tieto siitä, milloin ja kenen toimesta muutos on tehty.

Henkilöstöliiga Oy:n asiakkaan nimetylle yhteyshenkilölle voidaan tarvittaessa antaa oikeus tarkastella ennalta rajatun työnhakijajoukon tietoja tietoturvallisella yhteydellä henkilökohtaisten tunnusten avulla.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä. Tarkastus- ja korjausoikeutta käyttääkseen rekisteröidyn tulee olla yhteydessä rekisterin pitäjään.

12. Tietojen säilyttäminen

Työnhakijan tai muun rekisteröidyn omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan, jos tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta. Jos työnhakija on työllistynyt Henkilöstöliiga Oy:n kautta, Henkilöstöliiga Oy säilyttää rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset lakisääteiset tiedot. Samoin asiakassuhteeseen liittyvät välttämättömät henkilötiedot säilytetään tarpeellisen ajan.

Henkilöstöliiga Oy säilyttää rekisteröityjen tiedot siihen saakka, kunnes tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tai peruuttaa tietojen käyttö tiedottamiseen, markkinointiin tai tutkimustoimintaan. Kielto merkitään rekisteriin.

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.