Tietosuojaseloste

Tämä on Henkilöstöliiga Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Päivitetty 24.4.2024.

1. Rekisterinpitäjä

Henkilöstöliiga Oy
Puutarhakatu 19 b, 20100 Turku
info@henkilostoliiga.fi

Tämä tietosuojaseloste koskee myös Henkilöstöliiga Oy:n tytäryhtiöitä Henkilöstöliiga Turku Oy:tä (y-tunnus 3187876-4), Henkilöstöliiga Uusimaa Oy:tä (y-tunnus 3092021-1) ja Henkilöstöliiga Pirkanmaa Oy:tä (y-tunnus 3098094-3). Henkilöstöliiga Oy ylläpitää Rekisterinpitäjänä tytäryhtiöidensä Henkilöstöhallintorekistereitä. Myöhemmin Henkilöstöliigalla viitataan kaikkiin edellä mainittuihin yhtiöihin.

2. Rekisteristä vastaava henkilö

Henkilöstöliiga Oy:n toimitusjohtaja.

3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt henkilöt

Henkilöstöliigan rekisterit työnhakijoista ja työntekijöistä, Henkilöstöliigan asiakasrekisteri, Henkilöstöliigan markkinointirekisteri, rekisteri sidosryhmien yhteyshenkilöistä ja Henkilöstöliigan ilmoituskanavan rekisteri.

Henkilöstöliigalle työhakemuksen lähettäneet henkilöt, Henkilöstöliigan työntekijät ja Henkilöstöliigan asiakasyritysten yhteyshenkilöt, potentiaalisten asiakasyritysten yhteyshenkilöt, sidosryhmien yhteyshenkilöt ja ja Henkilöstöliigan ilmoituskanavaan ilmoituksen jättäneet henkilöt.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Henkilöstöliigan liiketoimintaan kuuluvien asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoito rekrytointipalveluiden, henkilöstövuokrauksen, työsuhteisiin liittyvien asioiden ja muun henkilöstöpalvelun toteuttamiseksi ja hallinnoimiseksi.

Tarkoituksena on myös asiakas- ja yhteistyöverkoston tiedottaminen ja ajan tasalla pitäminen sekä markkinoinnin toteuttaminen, asiakastiedon analysointi ja tutkimustoiminta. Tutkimustuloksista ei ilmene rekisteröityjen henkilötietoja. Ilmoituskanavan rekisterin tietojen käsittely perustuu ilmoittajansuojalakiin sekä ns. ”whisteblowdirektiiviin” ja niitä käsitellään väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja tutkimiseksi.

Rekisterien tietoja ei käytetä muihin käyttötarkoituksiin. 

 

5. Rekisterin tietosisältö

Työnhakijoiden ja työntekijöiden rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot)
  • tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • mahdollinen työhakemus, ansioluettelo ja kuva
  • työnhakijan työnhakua koskevat tiedot
  • henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot suosittelijatiedot


Työntekijöiden rekisterissä voidaan edellä mainittujen tietojen lisäksi käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • henkilötunnus
  • työsuhdetta koskevat tiedot (tehtävänimike, työsuhteen alku- ja päättymispäivämäärä, käyttäjäyritys, lähiomaisen yhteystiedot)
  • palkanlaskentaan liittyvät tiedot
  • pankkitilin numero
  • työajan seuranta ja vuosilomatiedot, matka- ja kululaskut
  • työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot
  • ammattiyhdistyksen jäsenmaksujen tilittämiseen liittyvät tiedot
  • lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot.

 

Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden sekä sidosryhmien yhteyshenkilörekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • yritysasiakkaan nimi, y-tunnus, yhteystiedot, laskutustiedot
  • yhteyshenkilöiden tiedot (nimi, asema yrityksessä, puhelin, sähköposti, osoite)
  • kontaktihistoria, markkinointi- ja kampanjatiedot

 

Ilmoituskanavarekisteri sisältää mahdollisesti seuraavia tietoja:

  • Ilmoittajan nimi

  • Ilmoituksen kohteen nimi

  • Ilmoituksen aiheena olevaa ilmoittajan antamaa muuta tietoa.

6. Rekisterin pitämisen peruste

Rekisterin pitämisen peruste on ns. oikeutettu etu Henkilöstöliigan liiketoiminnan toteuttamiseksi. Lisäksi työnhakijoiden rekisterissä perusteena on rekisteröidyn suostumus. Työntekijä- ja yhteyshenkilörekisterien perusteena ovat lisäksi asiakas- ja työsopimusten täytäntöönpano sekä työnantajan lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen. Markkinointirekisterin perusteena on oikeutettu etu yritykseltä yritykselle perustuvalle suoramarkkinoinnille. Ilmoitusrekisterin perusteena on oikeutetun edun lisäksi lakisääteinen velvoite.

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Työnhakijoiden ja työntekijöiden tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Yhteyshenkilörekisterin tiedot saadaan asiakasyrityksiltä, yhteyshenkilöiltä itseltään, julkisista tietolähteistä tai markkinointitietokannoista.

Ilmoitusrekisterin tietolähde on ilmoittaja itse.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Pääsääntö on, että rekistereissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Työnhakijoiden tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa sellaiselle Henkilöstöliigan asiakasyritykselle, jonka tehtävään työnhakija on ehdolla.

Rekisteriin tallennettuja työntekijöiden henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille tai niitä vastaaville tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, eläkeyhtiöille, vakuutusyhtiöille tai työnantajaliitolle ja muille vastaaville toimijoille.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Digitaalisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoturvan toimialalla ajantasaisin ja yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tiloissa.

Rekisterien käyttö on rajattu nimetyille Henkilöstöliigan työntekijöille. Käyttö edellyttää henkilökohtaisia käyttöoikeuksia, jotka ovat voimassa työsuhteen ajan.

Työnhakijan ja työntekijän on mahdollista omalla käyttäjätunnuksella ja salasanallaan sekä tarkastella että muokata omia työnhakija- ja työntekijärekisterissä olevia tietojaan. Rekisteriin tehdyistä muutoksista jää aina tieto siitä, milloin ja kenen toimesta muutos on tehty.

Henkilöstöliigan asiakasyrityksen nimetylle yhteyshenkilölle voidaan tarvittaessa antaa oikeus tarkastella ennalta rajatun työnhakijajoukon tietoja tietoturvallisella yhteydellä henkilökohtaisten tunnusten avulla.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä. Tarkastus- ja korjausoikeutta käyttääkseen rekisteröidyn tulee olla yhteydessä rekisterin pitäjään.

12. Tietojen säilyttäminen

Työnhakijan tai muun rekisteröidyn omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan, jos tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta. Jos työnhakija on työllistynyt Henkilöstöliigan kautta, Henkilöstöliiga säilyttää rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset lakisääteiset tiedot. Samoin asiakassuhteeseen liittyvät välttämättömät henkilötiedot säilytetään tarpeellisen ajan.

Henkilöstöliiga säilyttää rekisteröityjen tiedot siihen saakka, kunnes tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tai peruuttaa tietojen käyttö tiedottamiseen, markkinointiin tai tutkimustoimintaan. Kielto merkitään rekisteriin.

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.