Tie­to­suo­ja­se­los­te

Luot­ta­muk­se­si on meil­le tär­ke­ää, ja haluam­me olla avoi­mia sii­tä, miten käsit­te­lem­me hen­ki­lö­tie­to­ja­si. Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy nou­dat­taa 25. tou­ko­kuu­ta 2018 voi­maan tule­van EU:n ylei­sen tie­to­suo­ja-ase­tuk­sen (Gene­ral Data Pro­tec­tion Regu­la­tion, GDPR) sisäl­tä­miä hen­ki­lö­tie­to­jen suo­jaa­mis­ta kos­ke­via sääntöjä.

Tämä on Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy:n hen­ki­lö­tie­to­lain (10 ja 24 §) ja EU:n ylei­sen tie­to­suo­ja-ase­tuk­sen (GDPR) mukai­nen tie­to­suo­ja­se­los­te. Laa­dit­tu 22.5.2018. Vii­mei­sin muu­tos 22.11.2019.

1. Rekis­te­rin­pi­tä­jä

Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy
Puu­tar­ha­ka­tu 19 b, 20100 Tur­ku
info@henkilostoliiga.fi

Tämä tie­to­suo­ja­se­los­te kos­kee myös Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy:n tytä­ryh­tiöi­tä Hen­ki­lös­tö­lii­ga Tur­ku Oy:tä (y‑tunnus 3187876–4), Hen­ki­lös­tö­lii­ga Uusi­maa Oy:tä (y‑tunnus 3092021–1) ja Hen­ki­lös­tö­lii­ga Pir­kan­maa Oy:tä (y‑tunnus 3098094–3). Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy yllä­pi­tää Rekis­te­rin­pi­tä­jä­nä tytä­ryh­tiöi­den­sä Henkilöstöhallintorekistereitä. 

2. Rekis­te­ris­tä vas­taa­va henkilö

Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy:n toimitusjohtaja.

3. Rekis­te­rin nimi ja rekis­te­röi­dyt henkilöt

Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy:n rekis­te­rit työn­ha­ki­jois­ta ja työn­te­ki­jöis­tä sekä rekis­te­rit asiak­kai­den, poten­ti­aa­lis­ten asiak­kai­den sekä sidos­ryh­mien yhteyshenkilöistä.

Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy:n kaut­ta työ­tä hake­vat hen­ki­löt, Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy:n työn­te­ki­jät ja Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy:n asiak­kai­den ja poten­ti­aa­lis­ten asiak­kai­den sekä sidos­ryh­mien yhteyshenkilöt.

4. Hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyn tarkoitus

Rekis­te­rin käyt­tö­tar­koi­tuk­se­na on Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy:n lii­ke­toi­min­taan kuu­lu­vien asia­kas- ja sidos­ryh­mä­suh­tei­den hoi­to rek­ry­toin­ti­pal­ve­lui­den, hen­ki­lös­tö­vuo­krauk­sen, työ­suh­tei­siin liit­ty­vien asioi­den ja muun hen­ki­lös­tö­pal­ve­lun toteut­ta­mi­sek­si ja hal­lin­noi­mi­sek­si. Tar­koi­tuk­se­na on myös asia­kas- ja yhteis­työ­ver­kos­ton tie­dot­ta­mi­nen ja ajan tasal­la pitä­mi­nen sekä tar­vit­taes­sa mark­ki­noin­nin toteut­ta­mi­nen, asia­kas­tie­don ana­ly­soin­ti ja tut­ki­mus­toi­min­ta. Tut­ki­mus­tu­lok­sis­ta ei ilme­ne rekis­te­röi­ty­jen hen­ki­lö­tie­to­ja. Tie­to­ja ei käy­te­tä mui­hin käyttötarkoituksiin.

5. Rekis­te­rin tietosisältö

Työn­ha­ki­joi­den ja työn­te­ki­jöi­den rekis­te­ris­sä voi­daan käsi­tel­lä seu­raa­viin ryh­miin kuu­lu­via tie­to­ja nii­den olles­sa tarpeellisia:

• hen­ki­lön perus­tie­dot (nimi, syn­ty­mä­ai­ka, yhteystiedot)
• tie­dot kou­lu­tuk­ses­ta, työ­ko­ke­muk­ses­ta ja osaamisesta
• mah­dol­li­nen työ­ha­ke­mus, ansio­luet­te­lo ja kuva
• työn­ha­ki­jan työn­ha­kua kos­ke­vat tiedot
• hen­ki­lö- ja sovel­tu­vuusar­vioin­tei­hin liit­ty­vät tiedot
• suo­sit­te­li­ja­tie­dot

Työn­te­ki­jöi­den rekis­te­ris­sä voi­daan edel­lä mai­nit­tu­jen tie­to­jen lisäk­si käsi­tel­lä seu­raa­viin ryh­miin kuu­lu­via tie­to­ja nii­den olles­sa tarpeellisia:

• hen­ki­lö­tun­nus
• työ­suh­det­ta kos­ke­vat tie­dot (teh­tä­vä­ni­mi­ke, työ­suh­teen alku- ja päät­ty­mis­päi­vä­mää­rä, käyt­tä­jäy­ri­tys, lähio­mai­sen yhteystiedot)
• pal­kan­las­ken­taan liit­ty­vät tiedot
• pank­ki­ti­lin numero
• työ­ajan seu­ran­ta ja vuo­si­lo­ma­tie­dot, mat­ka- ja kululaskut
• työn­te­ki­jän ter­vey­den­ti­laa kos­ke­vat tiedot
• ammat­tiyh­dis­tyk­sen jäsen­mak­su­jen tilit­tä­mi­seen liit­ty­vät tiedot
• lain­sää­dän­nön sal­lies­sa tai vel­voit­taes­sa erik­seen mää­ri­tel­lyt muut työ­suh­det­ta kos­ke­vat tiedot.

Asiak­kai­den ja poten­ti­aa­lis­ten asiak­kai­den sekä sidos­ryh­mien yhteys­hen­ki­lö­re­kis­te­ris­sä voi­daan käsi­tel­lä seu­raa­viin ryh­miin kuu­lu­via tie­to­ja nii­den olles­sa tarpeellisia:

• yri­tys­asiak­kaan nimi, y‑tunnus, yhteys­tie­dot, laskutustiedot
• yhteys­hen­ki­löi­den tie­dot (nimi, ase­ma yri­tyk­ses­sä, puhe­lin, säh­kö­pos­ti, osoite)
• kon­tak­ti­his­to­ria, mark­ki­noin­ti- ja kampanjatiedot

6. Rekis­te­rin pitä­mi­sen peruste

Rekis­te­rin pitä­mi­sen perus­te on ns. oikeu­tet­tu etu Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy:n lii­ke­toi­min­nan toteut­ta­mi­sek­si. Lisäk­si työn­ha­ki­joi­den rekis­te­ris­sä perus­tee­na on rekis­te­röi­dyn suos­tu­mus. Työn­te­ki­jä- ja yhteys­hen­ki­lö­re­kis­te­rien perus­tee­na ovat lisäk­si asia­kas- ja työ­so­pi­mus­ten täy­tän­töön­pa­no sekä työ­nan­ta­jan laki­sää­teis­ten vel­voit­tei­den noudattaminen.

7. Rekis­te­rin sään­nön­mu­kai­set tietolähteet

Työn­ha­ki­joi­den ja työn­te­ki­jöi­den tie­dot saa­daan rekis­te­röi­dyl­tä itseltään.

Yhteys­hen­ki­lö­re­kis­te­rin tie­dot saa­daan asia­kas­yri­tyk­sil­tä, yhteys­hen­ki­löil­tä itsel­tään, jul­ki­sis­ta tie­to­läh­teis­tä tai markkinointitietokannoista.

8. Tie­to­jen sään­nön­mu­kai­set luovutukset

Pää­sään­tö on, että rekis­te­reis­sä ole­via tie­to­ja ei luo­vu­te­ta ulkopuolisille.

Työn­ha­ki­joi­den tie­to­ja voi­daan kui­ten­kin luo­vut­taa sel­lai­sel­le Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy:n asia­kas­yri­tyk­sel­le, jon­ka teh­tä­vään työn­ha­ki­ja on ehdolla.

Rekis­te­riin tal­len­net­tu­ja työn­te­ki­jöi­den hen­ki­lö­tie­to­ja luo­vu­te­taan voi­mas­sa ole­van lain­sää­dän­nön sal­li­mal­la ja vel­voit­ta­mal­la taval­la viran­omai­sil­le tai nii­tä vas­taa­vil­le tahoil­le, joil­la on lakiin perus­tu­va oikeus saa­da rekis­te­ris­tä tie­to­ja, kuten verot­ta­jal­le, elä­keyh­tiöil­le, vakuu­tus­yh­tiöil­le tai työ­nan­ta­ja­lii­tol­le ja muil­le vas­taa­vil­le toimijoille.

9. Tie­to­jen siir­to EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekis­te­ris­sä ole­via hen­ki­lö­tie­to­ja ei luo­vu­te­ta eikä siir­re­tä Euroo­pan Unio­nin tai Euroo­pan talous­a­lu­een ulkopuolelle.

10. Rekis­te­rin suo­jauk­sen periaatteet

Manu­aa­lis­ta aineis­toa säi­ly­te­tään luki­tus­sa tiloissa.

Digi­taa­li­ses­ti tal­len­ne­tut tie­dot säi­ly­te­tään tie­to­tur­val­li­ses­sa ympä­ris­tös­sä. Jär­jes­tel­mien käy­tön edel­lyt­tä­mä tie­to­lii­ken­ne on SSL/TLS-salat­tua ja tie­to­jär­jes­tel­mä on suo­jat­tu palo­muu­ril­la.  Rekis­te­rin pal­ve­li­met säi­ly­te­tään luki­tus­sa tilas­sa. Tie­to­ko­neet on suo­jat­tu salasanoilla.

Rekis­te­rien käyt­tö on rajat­tu nime­tyil­le Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy:n työn­te­ki­jöil­le sekä pal­kan­las­ken­nas­ta ja kir­jan­pi­dos­ta sekä mak­su­lii­ken­tees­tä huo­leh­ti­van Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy:n nime­tyil­le työn­te­ki­jöil­le. Käyt­tö edel­lyt­tää hen­ki­lö­koh­tai­sia käyt­tö­oi­keuk­sia, jot­ka ovat voi­mas­sa työ­suh­teen ajan.

Työn­ha­ki­jan ja työn­te­ki­jän on mah­dol­lis­ta omal­la käyt­tä­jä­tun­nuk­sel­la ja sala­sa­nal­laan sekä tar­kas­tel­la että muo­ka­ta omia työn­ha­ki­ja- ja työn­te­ki­jä­re­kis­te­ris­sä ole­via tie­to­jaan. Rekis­te­riin teh­dyis­tä muu­tok­sis­ta jää aina tie­to sii­tä, mil­loin ja kenen toi­mes­ta muu­tos on tehty.

Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy:n asiak­kaan nime­tyl­le yhteys­hen­ki­löl­le voi­daan tar­vit­taes­sa antaa oikeus tar­kas­tel­la ennal­ta raja­tun työn­ha­ki­ja­jou­kon tie­to­ja tie­to­tur­val­li­sel­la yhtey­del­lä hen­ki­lö­koh­tais­ten tun­nus­ten avulla.

11. Rekis­te­röi­dyn oikeudet

Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus tar­kis­taa itse­ään kos­ke­vat, rekis­te­ris­sä ole­vat tie­dot tai saa­da tie­tää, että rekis­te­ris­sä ei ole hän­tä kos­ke­via tietoja.

Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus vaa­tia hän­tä kos­ke­van vir­heel­li­sen tie­don kor­jaa­mis­ta, pois­ta­mis­ta ja täy­den­tä­mis­tä. Tar­kas­tus- ja kor­jausoi­keut­ta käyt­tääk­seen rekis­te­röi­dyn tulee olla yhtey­des­sä rekis­te­rin pitäjään.

12. Tie­to­jen säilyttäminen

Työn­ha­ki­jan tai muun rekis­te­röi­dyn omas­ta pyyn­nös­tä hän­tä kos­ke­vat tie­dot pois­te­taan, jos tie­to­jen säi­lyt­tä­mi­sel­le ei ole perus­tet­ta. Jos työn­ha­ki­ja on työl­lis­ty­nyt Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy:n kaut­ta, Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy säi­lyt­tää rekis­te­ris­sä työ­suh­teen luo­mi­sen ja yllä­pi­tä­mi­sen kan­nal­ta olen­nai­set laki­sää­tei­set tie­dot. Samoin asia­kas­suh­tee­seen liit­ty­vät vält­tä­mät­tö­mät hen­ki­lö­tie­dot säi­ly­te­tään tar­peel­li­sen ajan.

Hen­ki­lös­tö­lii­ga Oy säi­lyt­tää rekis­te­röi­ty­jen tie­dot sii­hen saak­ka, kun­nes tie­to­jen säi­lyt­tä­mi­sel­le ei ole perustetta.

13. Muut hen­ki­lö­tie­to­jen käsit­te­lyyn liit­ty­vät oikeudet

Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus kiel­tää tai peruut­taa tie­to­jen käyt­tö tie­dot­ta­mi­seen, mark­ki­noin­tiin tai tut­ki­mus­toi­min­taan. Kiel­to mer­ki­tään rekisteriin.

Rekis­te­röi­dyl­lä on oikeus saat­taa hen­ki­lö­tie­to­jen­sa käsit­te­lyä kos­ke­va asia val­von­ta­vi­ran­omai­sen käsiteltäväksi.