Etähaastattelu: 6 + 6 ohjeet rekrytoijalle

Video- ja puhelinhaastattelut ovat osa modernia rekrytointiprosessia ja niiden merkitys on korostunut ennen muuta poikkeusaikana, jota nyt elämme. Jokainen työyhteisö on tahoillaan joutunut katselmoimaan omia toimintatapojaan ja rakentamaan uusia, toimivia etätyöskentelymahdollisuuksia. Osassa yrityksiä nämä ovat jo pitkään olleet vakiintuneita toimintamalleja, kun taas toisissa yrityksissä niitä on otettu nyt nopealla aikataululla käyttöön. Henkilöstöpalvelualalla ja HR-työssä muuttunut toimintaympäristö tarkoittaa muun muassa etänä tehtäviä työhaastatteluja.

Millainen videohaastattelu palvelee rekrytointiprosessia parhaiten?

Videohaastattelut voidaan jakaa ainakin kolmeen kategoriaan:

1. 1. suorana tehtävään dialogiseen videohaastatteluun;
   2. passiiviseen dialogiin, jossa haastateltava nauhoittaa vastauksensa valmiisiin kysymyksiin;
   3. videoesittäytymiseen, jossa hakija pääsee vapaamuotoisesti kertomaan itsestään.

Tässä artikkelissa keskitymme ensiksi mainittuun, eli vuorovaikutteiseen videohaastatteluun. Vuorovaikutteinen videohaastattelu on hyvin lähellä aitoa kasvokkaishaastattelua. Se tarjoaa mahdollisuuden tarkentaviin lisäkysymyksiin, molemminpuoliseen tunnusteluun ja henkilökohtaisempaan otteeseen sekä luo edellytykset heittäytyä myös valmiiksi laaditun haastattelurungon ulkopuolelle. Tällainen videohaastattelu onkin monisyinen vuorovaikutustilanne, jossa toisaalta haetaan aktiivisesti tietoa hakijan asenteesta ja osaamisesta mutta toisaalta myydään avoinna olevaa toimenkuvaa hakijalle sekä tarjotaan hakijalle joustavasti mahdollisuus vaikuttaa haastattelun kulkuun.

Me Henkilöstöliigassa hyödynnämme pääosin vuorovaikutteisia haastatteluja, mutta se ei välttämättä aina ole ainoa tie onneen. On merkityksellistä tehdä harkittu päätös siitä, mikä haastattelumalli on kuhunkin tilanteeseen sopivin. Jos videohaastattelulla on esimerkiksi tarkoitus tehdä esikarsintaa suuresta joukosta hakijoita, voi passiivinen dialogi olla toimivampi keino.

Niin henkilöstöpalvelualalla kuin muillakin toimialoilla on tyypillistä, että osa hakemuksista ovat ns. avoimia hakemuksia, jolloin hakija itsekkään ei vielä tiedä mihin hakunsa kohdistaisi. Tällöin hakijan haastattelu muotoutuu hieman erityyppiseksi, sillä HR-ammattilaisen täytyy tarkan kohdeyrityksen sijasta miettiä hakijalle sopivia vaihtoehtoja. Haastattelijalla täytyykin olla vankkumaton kyky tasapainoilla eri haastattelutapojen välillä tekijöiden ja tehtävien yhteensovittamiseksi aina kulloisessakin tilanteessa.

Videohaastattelun toteutus osa hakijakokemusta

On tärkeää muistaa, että myös videohaastattelun toteutus on osa hakijakokemusta: on kiinnitettävä huomiota siihen, millaisia työkaluja ja sovelluksia haastattelussa hyödynnetään ja kuinka selkeästi niiden käyttö ohjeistetaan hakijoille. Ei ole myöskään lainkaan merkityksetöntä kiinnittää huomiota toimiviin yhteyksiin; millaisen kuvan antaa yrityksestä haastattelu, joka on monimutkainen ja jonka yhteys pätkii?

Rekrytoijilla on myös vastuu huomioida hakijoiden yhdenvertaisuus videohaastattelun edessä. On huolehdittava, että kaikilla on mahdollisuus osallistua haastatteluun riippumatta siitä, kuinka taidokas on käyttämään jotakin tiettyä sovellusta tai työkalua eritoten silloin, kun sen käytön hallinta ei ole haettavan työn kannalta relevanttia. Henkilöstöliigalla näemmekin, että meidän henkilöstöpalvelualan yrityksenä on tuotava hakijat lähemmäs erilaisia haastattelutapoja ja madallettava kynnystä niiden käyttöön.

Hakijoille onkin tarjottava mahdollisimman selkeät ohjeet ja raamit videohaastatteluun. Näin helpotetaan jo valmiiksi jännittävää tilannetta ja saadaan hakijasta mahdollisimman todenmukainen kuva. Ainakin nämä olisi hyvä avata haastateltavalle:

1. 1. Mitä ohjelmaa haastattelussa käytetään
   2. Kuinka se toimii & miten osallistut
   3. Miksi teette videohaastattelun tavallisen haastattelun sijasta (tähän syitä voi olla monia, kuten rekrytointiprosessin nopeuttaminen suuren hakijajoukon edessä tai vaikkapa tartuntatautiepidemia)
   4. Millaisen foorumin videohaastattelu tarjoaa hakijalle – perustele videohaastattelu hakijan näkökulmasta
   5. Mitä tietoa yritys odottaa saavansa videohaastattelun aikana
   6. Mitkä ovat seuraavat stepit (jatkuuko rekrytointiprosessi etänä vai onko seuraava vaihe kasvokkaishaastattelu)

Käytännön ohjeet onnistumiseen

Kun ymmärrys siitä, miksi videohaastattelua tehdään on saatu, ja se on artikuloitu myös hakijalle, on aika kääntää katse käytännön seikkoihin, joilla on kokoaan suurempi merkitys videohaastattelun onnistumiseen. Huomioi ainakin nämä seikat videohaastattelua tehdessäsi:

1. 1. Tarkista laitteiden toimivuus: kokeile ääni, video ja valoisuus sekä varmista, että kukaan ei tule häiritsemään sinua haastattelun aikana.
   2. Aseta kamera niin, että se on noin silmiesi korkeudella. On tärkeää, että hakija todella kokee katsovansa sinua silmiin.
   3. Muista katsekontakti myös muistiinpanoja tehdessä. Hakija haluaa tuntea tulleensa huomioiduksi ja noteeratuksi.
   4. Varaa aikaa ja valmistaudu; aivan kuten tavallinenkin f2f-haastattelu, myös videohaastattelu vaatii valmistautumista. Muutaman minuutin hiljainen hetki ennen haastattelun alkua auttaa keskittymään.
   5. Pidä puhelin äänettömällä ja ulottumattomissasi haastattelun ajan.
   6. Anna tarpeeksi tilaa ja aikaa hakijan vastauksille. Videohaastattelussa tauot voivat tuntua piinaavilta ja saattaa tulla pakottamaton tarve täyttää hiljaiset hetket höpinällä tai tarkentavilla kysymyksillä. Koita rauhoittaa mielesi ja antaa hakijan rauhassa pohtia ja täydentää omia vastauksiaan, kunnes olet saanut tarvitsemasi. Ja jätä tietysti tilaa myös hakijan omille kysymyksille.

Loppujen lopuksi videohaastattelu ei suuresti eroa perinteisestä kasvokkaishaastattelusta. Tärkeää on kyetä joustavasti muovaamaan haastattelua eri kanavien mukaan ja huolehdittava hakijakokemuksesta kaikissa rekrytointiprosessin vaiheissa huolimatta siitä, mikä haastattelumenetelmä on valittu. Merkityksellisin asia muistaa on kuitenkin se, että näytön molemmin puolin on vain ihan tuikitavallinen ihminen.

Palaa muiden blogitekstiemme pariin.